GTD与四象限法则实践

GTD 和 四象限法则实践 过年的时间,有很多时候都在思考,一年的成长中,除去很多的优点,还发现了很多的缺点,其中总结缺点有下面的一些: 不会主动的去思考所做事情的优先级 自己更擅长主动解决事情 不够专注去完成某一个TODO 每次当我回顾自己所做的事情时,虽然数量众多,但总感觉缺少清晰的判断和深思熟虑。有时候,我可能会因为某个任务在那一刻看起来很重要,或者出于条件反射而去做,而没有真正地评估其优先级或重要性。这种做法不仅影响了我的工作效率,也让我错过了深入思考和策划的机会,这是我在未来一年中需要改进的地方。 我之前看过一些关于时间管理的书籍,甚至是 GTD。若你是效率控,必定久仰GTD大名,它算的上时间管理界的逼格代表。但是复杂难懂,不好上手。 这篇文章,我将会从之前学过的 GTD 知识,以及自己的部分实践和思考,总结出来的 GTD 模式,自己的时间管理方法,以及四象限。 GTD 是什么 既然想用GTD,那得知道它有何用。时间管理、提高效率,一提GTD就这两词。显然,这两词太抽象。多数人认为,GTD能充分利用一天时间做更多事,部分人认为GTD能治疗拖延症,更有人把GTD作为提醒器,对抗遗忘。 这些确为GTD所及之事,但非核心卖点。Kindle能压泡面,但便携阅读和护眼才是它的核心卖点。用就要用它的核心卖点,否则会显得本末倒置。没有人为了压泡面买Kindle,不是吗? GTD的核心卖点是节省脑力。有些人事多人忙,一天还没过完,精力已耗竭,打不起精神完成更多工作。David Allen 认为用大脑来记忆是浪费,完全可用第三方纸笔或软件等代替,待需处理此事之时,再进入大脑,而非一直盘踞在脑海中。心无旁骛能提高当下效率,还可节省精力,应付更多工作。 由此可见,GTD的前提是“你很忙”。假如你不忙,只是时间利用率不高,爱拖延,爱磨蹭,GTD不是不能用,但也要明白,它并不是为这种情况设计的。 GTD的作用原理 做任何事,都遵循客观的五个步骤:收集、判断、整理、复查、执行。以「家中请客设宴」为例: 收集:询问有几位客人赴约,分别喜欢吃什么。 判断:判断客人的喜好,哪些能满足,哪些不能满足,需要多少份食物。 整理:记下准备做的菜,准备买的食材。 复查:检查还有何遗漏之处。 执行:设宴之日,按预想好的操作即可。 GTD理论认为,人的精力有限,一旦脑力跟不上,就会混乱,可通过合理分配脑力以优化五个步骤:前四步准备充分,第五步傻瓜执行。 GTD则要求忘记前因后果,因为早已用纸笔或软件记录。 GTD理论认为,前期充分准备,执行便可心无旁骛,更轻松,也更专注,提高效率是自然之事。 五个步骤的优化方法 收集:设置生肉库 你需要一个生肉库来代替大脑记忆,将所有待处理的信息记录其中。其他GTD的文章,会称之为工作篮、收件箱等。但我觉得生肉库更形象,因为收集的全是原始信息,像没字幕的原版片,是生肉,待加工。 五步骤中的第一步:收集 生肉库可实体可虚拟。存放促销单的盒子、记事本,这是实体生肉库。手机上的APP、电脑文件夹、邮件收件箱等,这是虚拟生肉库。根据实际情况,可设置1-2个生肉库,勿多勿少,适用最好。 不仅仅把“准备做的事”记入生肉库,而是记入一切待处理的信息。这和其他待办清单有很大区别。 收集阶段如何避免崩坏 所有信息统统放入生肉库,一个不落。如果生肉库中只是部分信息,你就无法完全依赖它,你知道他不完整,还需要用脑记。如此一来,变成两头兼顾,搞得更为费脑而不是省脑。 领导让你采购5样商品,你在清单上记了3样。你无法对照清单买完就走,只能在超市里拼命回想。当你一旦想起,会直奔货架,若再掏出纸笔完善购物清单,明显多此一举。这就是为什么有些人用GTD觉得更麻烦,而不是更轻松。 不要超过2秒。根据我的实践经验,单条收集时间超过2秒,代表收集方法太麻烦,麻烦的事定不能长久。请避免以下三种情况: 不合理的生肉库:扫码送红包的促销单,放盒子里即可,不用拍成照片存印象笔记。 做多余的事:常见于用APP做生肉库。周三14点开会,如此记录即可。不用设定时间提醒,分类,标注重点等等。这是后面的事,不要在收集阶段做。 执念:常见于手账控。记个信息要画花,要贴纸,要换颜色,不然对不起美美的手账。热情一过就懒的搞。 定期清空生肉库。 注意是清空不是清理。生肉库必须定期空无一物,我为了避免堆积每日清空。但这的清空不代表完成,而是把“生肉”从生肉库里移出,进入下一环节。 判断:为“生肉”打标签 收集的后一步是判断。所谓判断,是指对“生肉”作定性。定性的方法是依次提问,再根据答案给“生肉”打标签。 收集阶段要求不超过2秒,原始信息基本一扫而过。为了正确判断,有必要再次阅读,看清楚后进入Q2。 Q1: 这是什么? 收集阶段要求不超过2秒,原始信息基本一扫而过。为了正确判断,有必要再次阅读,看清楚后进入Q2。 Q2: 现阶段是否执行?...

February 12, 2024 · 3 分钟 · 555 字 · 熊新伟, 我